Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů společnosti ANECT a.s.

Společnost ANECT a.s. patří k předním dodavatelům v oblasti ICT bezpečnosti a je poskytovatelem služeb v hybridních a cloudových řešeních. Ochrana vašeho soukromí při zpracování osobních údajů je pro ANECT a.s. důležitá, a je proto na ni kladen velký důraz.

Společnost ANECT a.s., se sídlem Vídeňská 204/125, Přízřenice, 619 00 Brno, IČ 25313029, zapsaná u Krajského soudu v Brně, oddíl B, vložka 2113 jakožto správce osobních údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 (dále jen „GDPR“) vydává tyto Zásady ochrany osobních údajů společnosti ANECT a.s. (dále jen „Zásady“).

V rámci těchto Zásad vám vysvětlíme, jakým způsobem pracujeme s vašimi osobními údaji, které získáváme a následně zpracováváme především v souvislosti s prodejem našich produktů, poskytováním služeb, v rámci komunikace se zákazníky a v neposlední řadě i v souvislosti s používáním našich webových stránek www.anect.com. Dále vám v Zásadách vysvětlíme, jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje při organizování seminářů a akcí, v rámci využívání ANECT-GUEST Wi-Fi sítě a provozování kamerového systému.

Obsah:

  1. UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ
  2. OBCHODNÍ ÚČELY
  3. VYŘIZOVÁNÍ VAŠICH REKLAMACÍ
  4. NÁVŠTĚVA WEBOVÝCH STRÁNEK
  5. ORGANIZACE SEMINÁŘŮ A AKCÍ
  6. ANECT-GUEST WI-FI SÍŤ
  7. KAMEROVÝ SYSTÉM
  8. ZABEZPEČENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
  9. JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?
  10. INFORMACE VZTAHUJÍCÍ SE K VYŘÍZENÍ VAŠÍ ŽÁDOSTI
  11. JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?
  12. ÚČINNOST ZÁSAD

 1. UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ

V souvislosti s výběrovými řízeními ANECT a.s. zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání. ANECT a.s. za tímto účelem spolupracuje se společností LMC s.r.o. (www.jobs.cz), která představuje zpracovatele osobních údajů a s níž má ANECT a.s. uzavřenou odpovídající smlouvu o zpracování osobních údajů. Podrobnější informace ke zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání naleznete v rubrice „Kariéra“ vždy k jednotlivým vypsaným výběrovým řízením. Odkaz na rubriku „Kariéra“ je zde: https://anect.jobs.cz/.

ANECT a.s. za účelem konání výběrového řízení spolupracuje s personálními agenturami. Personální agentury poskytují uchazečům o zaměstnání bližší informace ke zpracování osobních údajů. V okamžiku, kdy dochází ke zpracování osobních údajů ze strany společnosti ANECT a.s., poskytne ANECT a.s. danému uchazeči o zaměstnání informace ke zpracování jeho osobních údajů.

2. OBCHODNÍ ÚČELY

V souvislosti s prodejem produktů a poskytováním služeb dochází ze strany společnosti ANECT ke zpracování vašich osobních údajů v nezbytném rozsahu pro vyřízení dané zakázky, zajištění případného servisu a vyřízení vašich eventuálních dotazů souvisejících se zakoupenými produkty či službami. V následující tabulce je uveden přehled relevantních informací ke zpracování vašich osobních údajů.

 

Účel zpracování Obchodní účely:

·         Zpracování osobních údajů za účelem realizace prodeje produktů a poskytování služeb.

·         Zajišťování servisu zakoupených produktů a služeb.

·         Vyřizování dotazů souvisejících se zakoupenými produkty a službami.

Subjekty údajů ·         Zákazníci.

·         Obchodní partneři.

Rozsah osobních údajů Fakturační údaje:

·         Jméno a příjmení.

·         Akademický titul (v případě jeho uvedení).

·         Doručovací adresa (v případě právnické osoby nebo fyzické osoby podnikající se jedná o adresu dané společnosti; v případě zákazníka fyzické osoby nepodnikající je to doručovací adresa, kterou zákazník uvede).

·         E-mailová adresa.

·         Telefonní číslo.

Další identifikační a kontaktní údaje:

·         Pracovní pozice.

·         Název organizace.

·         IČO.

·         Adresa sídla nebo místa podnikání.

Bankovní informace:

·         Číslo bankovního účtu (v případě platby přes elektronické bankovnictví).

Obchodní informace:

·         Informace o zakoupených produktech nebo službách.

·         Informace získané z komunikace a dotazů se stávajícími zákazníky a obchodními partnery, které souvisí s prodejem produktů a služeb.

Právní titul zpracování ·         Plnění smlouvy.

·         Zákonná povinnost (u faktur: daňové právní předpisy).

Způsob zpracování ·         Automatizované.

·         Manuální.

Doba zpracování ·         Smlouvy – po dobu trvání dané smlouvy + 3 roky od ukončení platnosti dané smlouvy (z důvodu případných oprávněných nároků správce).

·         Faktury – dle příslušných ustanovení daňových předpisů (v současnosti 10 let).

·         Vyřizování dotazů – po dobu vyřízení daného dotazu a následně z důvodu případných oprávněných nároků správce 3 roky dle občanského zákoníku.

Příjemci ·         Subjekty podílející se na plnění dané zakázky (v případě, že zajištění daného produktu nebo služby probíhá ve spolupráci s jiným subjektem, např. dodavatelem).

·         Doručovací služby (např. Česká pošta, kurýrní služby pro zajištění zakázky).

·         Finanční audit (v případě vyžádání informací ze strany finančního auditora).

Zpracovatelé ·         Ano (v případě zajištění vzdělávacích kurzů pro zákazníky a obchodní partnery).
Předávání osobních údajů do zahraničí ·         K předání osobních údajů do zahraničí nedochází s výjimkou případů, kdy je potřeba zajistit servis zakoupeného produktu či služby u výrobce, který se nachází v zahraničí.

3. VYŘIZOVÁNÍ VAŠICH REKLAMACÍ

V souvislosti s vyřizováním reklamací dochází ze strany společnosti ANECT a.s. ke zpracování osobních údajů. V následující tabulce naleznete přehled relevantních informací ke zpracování vašich osobních údajů.

 

Účel zpracování Vyřizování reklamací:

·         Vyřizování reklamací v souvislosti se zakoupenými produkty či službami.

Subjekty údajů ·         Zákazníci.

·         Obchodní partneři.

Rozsah osobních údajů Identifikační a kontaktní údaje (slouží pro vyřízení reklamace):

·         Jméno a příjmení.

·         Akademický titul (v případě jeho uvedení).

·         E-mailová adresa (v případě vyřizování reklamace elektronickou cestou).

·         Doručovací adresa (v případě požadavku na vyřízení reklamace poštovní cestou).

·         Telefonní číslo.

Další poskytované údaje:

·         Při vyřizování reklamace v souvislosti se zakoupenými produkty či službami může docházet ke zpracování dalších osobních údajů týkajících se vyřízení reklamace (např. číslo bankovního účtu, pracovní pozice atd.).

Právní titul zpracování ·         Plnění zákonné povinnosti (reklamace – z titulu naší odpovědnosti za vady).
Způsob zpracování ·         Automatizované.

·         Manuální.

Doba zpracování ·         Poskytnuté údaje uchováváme po vyřízení vámi uplatněné reklamace a následně po dobu, po kterou to může být nezbytné pro uplatnění práv či nároků správce, což znamená po dobu trvání příslušných promlčecích či prekluzivních lhůt.
Příjemci ·         Doručovací služby (za účelem vyřízení dané reklamace např. Česká pošta, kurýrní služby), celní úřad, jakýkoli subjekt, u kterého reklamaci nárokujeme (např. výrobce daného produktu).
Zpracovatelé ·         Ne.
Předávání osobních údajů do zahraničí ·         Ano, může docházet k předávání osobních údajů do zahraničí v souvislosti se zajištěním vašeho požadavku z reklamace.

4. NÁVŠTĚVA WEBOVÝCH STRÁNEK

ANECT a.s. využívá při provozu webových stránek tzv. cookies (metadata elektronických komunikací). Podrobnější informace k využívání cookies můžete naleznout zde: https://www.anect.com/en/eu-cookies/.

 5. ORGANIZACE SEMINÁŘŮ A AKCÍ

ANECT a.s. je oprávněn zpracovávat osobní údaje získané prostřednictvím přihlašovacího formuláře na pořádané semináře a akce na webových stránkách ANECT a. s. (registrace na daný seminář nebo akci).

V následující tabulce naleznete podrobnější informace ke zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s přihlášením se na seminář a akci.

 

Účel zpracování Organizace seminářů a akcí:

·         Zajištění přihlášení na pořádaný seminář a akci.

·         Zveřejnění fotografií z pořádaných seminářů a akcí.

·         Vyřizování dotazů a požadavků souvisejících s organizací seminářů a akcí.

Subjekty údajů ·         Zákazníci.

·         Obchodní partneři.

·         Třetí osoby (např. účastníci seminářů a akcí).

Rozsah osobních údajů Identifikační a kontaktní údaje:

·         Jméno a příjmení.

·         Akademický titul (v případě jeho uvedení).

·         E-mailová adresa.

Další údaje:

·         Další osobní údaje, které subjekt údajů uvede v souvislosti se zajištěním daného semináře a akce, např. telefonní číslo pro možnost kontaktování subjektu údajů, pracovní pozice a název společnosti).

Fotografie Fotografie:

·         Fotografie z pořádaných seminářů a akcí.

Informace ke zveřejnění fotografií z pořádaných seminářů a akcí:

·         Pořízené fotografie ze seminářů a akcí ANECT a.s. umísťuje v cloudovém fotoalbu Zonerama společnosti ZONER software, a.s., s níž má ANECT a.s. uzavřenou zpracovatelskou smlouvu. Servery společnosti ZONER software, a.s. jsou umístěny na území České republiky. K danému fotoalbu mají přístup pouze účastníci daného pořádaného semináře nebo akce, kteří obdrží chráněné heslo. Účastníci daného semináře nebo akce mají pouze přístup do fotoalba pro možnost si fotografie prohlédnout.

·         Pořízené fotografie ze seminářů a akcí v určitých případech ANECT a.s. zveřejňuje na veřejných profilech společnosti ANECT a.s. na sociálních sítích: LinkedIn, Facebook, YouTube, Twitter.

·         V případě zveřejnění fotografií na veřejných profilech společnosti ANECT a.s. na sociálních sítích dochází k výběru publikovaných fotografií takovým způsobem, aby nedocházelo k nepřiměřenému zásahu do soukromí fyzických osob zobrazených na zveřejněných fotografiích.

Právní titul zpracování ·         V případě placených seminářů plnění smlouvy.

·         Oprávněný zájem správce pro zajištění přihlášení na semináře a akce.

Způsob zpracování ·         Automatizované.

·         Manuální.

Doba zpracování ·         Pět let v souvislosti se zajištěním organizace daného semináře a akce.

·         Deset let u zveřejněných fotografií ze seminářů a akcí.

Příjemci ·         Při distribuci vstupenek na akce distributoři vstupenek  (v případě jejich využití).

·         Obchodní partneři (např. sponzoři, kteří se podílejí na zajištění daného semináře nebo akce).

·         Hotelová a ubytovací zařízení (v případě zajištění ubytování).

Zpracovatelé ·         ZONER software, a.s. u fotografií.
Předávání osobních údajů do zahraničí ·         Ano, může docházet k předávání osobních údajů do zahraničí (např. v případě požadavku obchodních partnerů, resp. sponzorů v souvislosti s potvrzením zajištění daného semináře nebo akce).

 

6. ANECT-GUEST WI-FI SÍŤ

ANECT-GUEST Wi-Fi síť poskytuje možnost připojení pro hosty do bezdrátové sítě. Tato hostovská síť poskytuje přístup pouze do veřejné sítě Internetu. V následující tabulce naleznete přehled relevantních informací ke zpracování vašich osobních údajů v souvislosti se zajištěním přístupu do ANECT-GUEST Wi-Fi sítě.

 

Účel zpracování Provoz ANECT-GUEST Wi-Fi sítě:

·         Zajištění přístupu do ANECT-GUEST Wi-Fi sítě.

·         Logování (dochází k zaznamenávání kontaktních údajů hosta v rozsahu: jméno, příjmení, společnost), zaznamenání doby přístupu do veřejné sítě Internetu (začátek a konec relace) a zaznamenávání URL navštívených internetových stránek.

Subjekty údajů ·         Hosté společnosti ANECT a.s. (např. zákazníci, obchodní partneři, návštěvníci seminářů ve společnosti ANECT a.s., lektoři).
Rozsah osobních údajů Poskytované údaje:

·         Jméno.

·         Příjmení.

·         Společnost.

Ostatní informace:

·         Zaznamenání doby přístupu do veřejné sítě Internet (začátek a konec relace).

·         Zaznamenání URL navštívených internetových stránek.

Právní titul zpracování ·         Oprávněný zájem správce spočívající v zajištění bezpečnosti elektronických komunikačních sítí a informací.
Způsob zpracování ·         Automatizované.
Doba zpracování ·         Poskytnuté údaje uchováváme po dobu 1 roku.

·         Následně dojde k automatickému výmazu těchto údajů.

Příjemci ·         Nedochází k žádnému předávání osobních údajů s výjimkou předávání na základě odůvodněného vyžádání ze strany orgánů činných v trestním řízení.
Zpracovatelé ·         Ne.
Předávání osobních údajů do zahraničí ·         Ne, nedochází k předávání osobních údajů do zahraničí.

7. KAMEROVÝ SYSTÉM

ANECT a.s. provozuje kamerový systém. V následující tabulce naleznete podrobnější informace ke zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s pořizovanými obrazovými záznamy z kamerového systému.

 

Účel zpracování Kamerový systém:

·         Ochrana bezpečnosti a majetku (ochrana majetku osob před krádežemi, ochrana majetku společnosti, ochrana osob, zejména zaměstnanců společnosti, jakož i ochrana před protizákonnou či trestnou činností).

Subjekty údajů ·         Zákazníci a obchodní partneři vstupující do prostor společnosti ANECT a.s.

·         Třetí osoby vstupující do prostor společnosti ANECT a.s.

Rozsah osobních údajů Obrazový záznam:

·         Zpracovávány jsou osobní údaje z kamerového systému spočívající v pořizování obrazového záznamu. Jednotlivé pořizované záběry budou využity k identifikaci fyzických osob v souladu s výše uvedeným účelem zpracování osobních údajů pro zajištění ochrany bezpečnosti a majetku.

·         Rozsah zpracovávaných osobních údajů bude spočívat pouze v zaznamenávání fyzických osob na určitých, přesně stanovených místech. Tato místa jsou označena piktogramy a nachází se na všech vstupech do prostor společnosti.

Právní titul zpracování ·         Oprávněný zájem správce spočívající v zajištění bezpečnosti a ochrany majetku společnosti.
Způsob zpracování ·         Automatizované.

·         Manuální (v případě potřeby procházení jednotlivých obrazových záznamů).

Doba zpracování ·         Obrazové záznamy jsou uchovávány po dobu 14 dnů.

·         V případě podezření ze spáchání trestného činu jsou dané vybrané obrazové záznamy vykopírovány a uchovávány po dobu potřebnou k prošetření daného případu (a případně po dobu odůvodněného vyžádání ze strany orgánů činných v trestním řízení).

Příjemci ·         Nedochází k žádnému předávání osobních údajů s výjimkou předávání na základě odůvodněného vyžádání ze strany orgánů činných v trestním řízení.
Zpracovatelé ·         Ne.
Předávání osobních údajů do zahraničí ·         Ne, nedochází k předávání osobních údajů do zahraničí.

8. ZABEZPEČENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ANECT a.s. si uvědomuje zásadní význam potřeby chránit vaše osobní údaje. ANECT a.s. zavedl odpovídající technická a organizační opatření. S ohledem na stále rostoucí vývoj moderních technologií ANECT a.s. stále sleduje nejnovější trendy a ochranu osobních údajů jim neustále přizpůsobuje.

ANECT a.s. je certifikován na systém řízení informační bezpečnosti (ISMS) dle normy ISO/IEC 27001. Systém řízení informační bezpečnosti je uspořádaná soustava organizačních a řídicích opatření definovaných normou ČSN ISO/IEC 27001:2013, založených na procesním přístupu a směřujících k tomu, aby instalovaná bezpečnostní opatření a úkoly definované v Politice informační bezpečnosti ANECT a.s. a dalších interních předpisech vždy odpovídaly aktuálním rizikům a potřebám ochrany informací a informačních systémů ANECT a.s. Systém informační bezpečnosti je plně včleněn do systému řízení společnosti.

9. JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?

Jako subjekt údajů máte následující práva:

  • Právo na přístup k osobním údajům: V případě, že se chcete zeptat, jestli ANECT a.s. zpracovává vaše osobní údaje, máte právo získat informaci o tom, zda ke zpracování dochází, a pokud tomu tak je, máte právo k vašim údajům získat přístup.
  • Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: Pokud se domníváte, že ANECT a.s. o vás zpracovává nepřesné osobní údaje nebo chcete osobní údaje doplnit, máte právo požadovat opravu nebo doplnění osobních údajů.
  • Právo na výmaz („Právo být zapomenut“): Požádáte-li o výmaz osobních údajů, ANECT a.s. vaši žádost posoudí a vaše osobní údaje vymaže, pokud: a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány; b) zpracování je protiprávní; c) vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů nebo d) odpadla zákonná povinnost ke zpracování osobních údajů na základě práva EU nebo právních předpisů vnitrostátního práva.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů: Požádáte-li o omezení zpracování osobních údajů, ANECT a.s. vaše osobní údaje znepřístupní nebo provede úkony zpracování, které budou zapotřebí pro řádný výkon uplatnění tohoto práva.
  • Právo na přenositelnost osobních údajů: Máte právo požadovat, abychom předali vaše osobní údaje, zpracovávané automatizovaně (v elektronické formě) jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Právo na přenositelnost osobních údajů můžete využít za podmínky, že ANECT a.s. zpracovává vaše osobní údaje na základě smlouvy nebo souhlasu se zpracováním osobních údajů a za podmínky, že je to technicky proveditelné. V případě, že by výkonem tohoto práva mohly být nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných fyzických osob, ANECT a.s. nebude moci vašemu požadavku vyhovět.
  • Právo vznést námitku: V případě, že uplatníte své právo vznést námitku proti zpracování a ANECT a.s. posoudí vaši žádost jako oprávněnou, ukončí bez zbytečného odkladu zpracování vašich osobních údajů. Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, v takovém případě již nebudou osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
  • Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů: Máte právo se obrátit se svou stížností na dozorový úřad – Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.

10. INFORMACE VZTAHUJÍCÍ SE K VYŘÍZENÍ VAŠÍ ŽÁDOSTI

Ochrana vašeho soukromí a osobních údajů je pro nás prioritou. Posouzení vaší žádosti provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti společnosti ANECT a.s.

Vaše žádosti vyřizujeme bezplatně. Chtěli bychom vás informovat, že v případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí („šikanozní výkon práva subjektu údajů“) o uplatnění výše uvedených práv je ANECT a.s. oprávněn za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě vaši žádost odmítnout. V takovém případě vás o tom budeme informovat.

Informujeme vás, že v případě obdržení vaší žádosti si ANECT a.s. vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.

11. JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

V případě jakéhokoliv vašeho dotazu vztahujícího se k ochraně vašeho soukromí nás můžete kontaktovat:

  • Prostřednictvím e-mailu na adresu gdpr@anect.com. Do předmětu vaší zprávy pro urychlení vyřízení vašeho požadavku, prosím, uveďte: „ŽÁDOST – OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ“.
  • Nebo dopisem na adresu: Vídeňská 204/125, Brno – Přízřenice, PSČ: 619 00 nebo Prime Office Building, Lomnického 1742/2a, Praha 4 – Pankrác, PSČ: 140 00. Pro rychlejší vyřízení vaší žádosti do adresy na obálku dopisu, prosím, napište: „OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ“.

12. ÚČINNOST ZÁSAD

Tyto Zásady jsou účinné od 21. 1. 2019 a budou pravidelně aktualizovány. Platnou verzi najdete vždy na stránce: http://www.anect.com.