Zásady ochrany osobních údajů

Spoločnosť ANECT a.s. patrí k popredným dodávateľom v oblasti ICT bezpečnosti a je poskytovateľom služieb v hybridných a cloudových riešeniach. Ochrana vášho súkromia pri spracovaní osobných údajov je pre ANECT a.s. dôležitá, a je preto na ňu kladený veľký dôraz.

Spoločnosť ANECT a.s., so sídlom Viedenská 204/125, Přízřenice, 619 00 Brno, IČO 25313029, zapísaná na Krajskom súde v Brne, oddiel B, vložka 2113 ako správca osobných údajov podľa všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov č. 2016/679 (ďalej len “GDPR”) vydáva tieto Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti ANECT a.s. (ďalej len “Zásady”).

V rámci týchto Zásad vám vysvetlíme, akým spôsobom pracujeme s vašimi osobnými údajmi, ktoré získavame a následne spracovávame predovšetkým v súvislosti s predajom našich produktov, poskytovaním služieb, v rámci komunikácie so zákazníkmi a v neposlednom rade aj v súvislosti s používaním našich webových stránok www. anect.com. Ďalej vám v Zásadách vysvetlíme, akým spôsobom spracovávame vaše osobné údaje pri organizovaní seminárov a podujatí, v rámci využívania ANECT-GUEST Wi-Fi siete a prevádzkovanie kamerového systému.

Obsah:

  1. UCHÁDZAČ O ZAMESTANANIE
  2. OBCHODNÉ ÚČELY
  3. VYBAVOVANIE VAŠICH REKLAMÁCIÍ
  4. NÁVŠTEVA STRÁNOK
  5. ORGANIZÁCIA SEMINÁROV A PODUJATÍ
  6. ANECT-GUEST WI-FI SIEŤ
  7. KAMEROVÝ SYSTÉM
  8. ZABEZPEČENIE VAŠICH OSOBNÝCH INFORMÁCIÍ
  9. AKÉ SÚ VAŠE PRÁVA?
  10. INFORMÁCIE TÝKAJÚCE SA VYBAVOVANEJ VAŠEJ ŽIADOSTI
  11. AKO MA MôŽETE KONTAKTOVAŤ?
  12. ÚČINNOSŤ ZÁSAD

 

1. UCHÁDZAČ O ZAMESTANANIE

V súvislosti s výberovými konaniami ANECT a.s. spracováva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie. ANECT a.s. na tento účel spolupracuje so spoločnosťou LMC s.r.o. (Www.jobs.cz), ktorá predstavuje spracovateľa osobných údajov a s ktorou má ANECT a.s. uzatvorenú zodpovedajúce zmluvu o spracovaní osobných údajov. Podrobnejšie informácie k spracovaniu osobných údajov uchádzačov o zamestnanie nájdete v rubrike “Kariéra” vždy k jednotlivým vypísaným výberovým konaním. Odkaz na rubriku “Kariéra” je tu: https://anect.jobs.cz/.

ANECT a.s. za účelom vykoná výberové konanie a spolupracuje s personálnymi agentúrami. Personálne agentúry poskytujú uchádzačom o zamestnanie bližšie informácie k spracovaniu osobných údajov. V okamihu, kedy dochádza k spracovaniu osobných údajov zo strany spoločnosti ANECT a.s., poskytne ANECT a.s. danému uchádzačovi o zamestnanie informácie na spracovanie jeho osobných údajov.

2. OBCHODNÉ ÚČELY

V súvislosti s predajom produktov a poskytovaním služieb dochádza zo strany spoločnosti ANECT na spracovanie vašich osobných údajov v nevyhnutnom rozsahu pre vybavenie danej zákazky, zabezpečenie prípadného servisu a vybavenie vašich eventuálnych otázok súvisiacich so zakúpenými produktmi či službami. V nasledujúcej tabuľke je uvedený prehľad relevantných informácií k spracovaniu Vašich osobných údajov.

 

Účel spracovania Obchodné účely:

·         Spracovanie osobných údajov za účelom realizácie predaja produktov a poskytovania služieb.

·         Zabezpečovanie servisu zakúpených produktov a služieb.

·         Vybavovanie otázok súvisiacich so zakúpenými produktmi a službami.

Subjekty údajov ·         Zákazníci.

·         Obchodní partneri.

Rozsah osobných údajov Fakturačné údaje:

·         Meno a Priezvisko.

·         Akademický titul (v prípade jeho uvedenia).

·         Doručovacia adresa (v prípade právnickej osoby alebo fyzickej osoby podnikajúcej sa jedná o adresu danej spoločnosti; v prípade zákazníka fyzickej osoby nepodnikajúcej je to doručovacia adresa, ktorú zákazník uvedie).

·         E-mailová adresa.

·         Telefonné číslo.

Ďalšie identifikačné a kontaktné údaje:

·         Pracovná pozícia.

·         Názov organizácie.

·         IČO.

·         Adresa sídla alebo miesta podnikania.

Bankové informácie:

·         Číslo bankového účtu (v prípade platby cez elektronické bankovníctvo).

Obchodné informácie:

·         Informácie o zakúpených produktoch alebo službách.

·         Informácie získané z komunikácie a otázok s existujúcimi zákazníkmi a obchodnými partnermi, ktoré súvisia s predajom produktov a služieb.

Právny titul spracovania ·         Plnenie zmluvy.

·         Zákonná povinnosť (pri faktúrach: daňové právne predpisy).

Spôsob spracovania ·         Automatizované.

·         Manuálne.

Doba spracovania ·         Zmluvy – po dobu trvania danej zmluvy + 3 roky od ukončenia platnosti danej zmluvy (z dôvodu prípadných oprávnených nárokov správcu).

·         Faktúry – podľa príslušných ustanovení daňových predpisov (v súčasnosti 10 rokov).

·         Vybavovanie otázok – po dobu vybavenia daného dotazu a následne z dôvodu prípadných oprávnených nárokov správcu 3 roky podľa občianskeho zákonníka.

Príjemcovia ·         Subjekty podieľajúce sa na plnení príslušnej zákazky (v prípade, že zabezpečenie daného produktu alebo služby prebieha v spolupráci s iným subjektom, napr. dodávateľom).

·         Doručovacie služby (napr. Slovenská pošta, kuriérske služby pre zaistenie zákazky).

·         Finančný audit (v prípade vyžiadanie informácií zo strany finančného audítora).

Spracovatelia ·         Áno (v prípade zabezpečenia vzdelávacích kurzov pre zákazníkov a obchodných partnerov).
Prenos osobných údajov do zahraničia ·         K odovzdaniu osobných údajov do zahraničia nedochádza s výnimkou prípadov, kedy je potrebné zabezpečiť servis zakúpeného produktu či služby u výrobcu, ktorý sa nachádza v zahraničí.

3. VYBAVOVANIE VAŠICH REKLAMÁCIÍ

V súvislosti s vybavovaním reklamácií dochádza zo strany spoločnosti ANECT a.s. na spracovanie osobných údajov. V nasledujúcej tabuľke nájdete prehľad relevantných informácií k spracovaniu Vašich osobných údajov.

Účel spracovania Vybavovanie reklamácií:

·         Vybavovanie reklamácií v súvislosti so zakúpenými produktmi či službami.

Subjekty údajov ·         Zákazníci.

·         Obchodní partneri.

Rozsah osobných údajov Identifikačné a kontaktné údaje (slúži pre vybavenie reklamácie):

·         Meno a Priezvisko.

·         Akademický titul (v prípade jeho uvedenia).

·         Doručovacia adresa (v prípade požiadavky na vybavenie reklamácie poštovou cestou).

·         E-mailová adresa.

·         Telefonné číslo.

Ďalšie poskytované údaje:

·         Pri vybavovaní reklamácie v súvislosti so zakúpenými produktmi alebo službami môže dochádzať k spracovaniu ďalších osobných údajov týkajúcich sa vybavenia reklamácie (napr. Číslo bankového účtu, pracovnej pozície atď.).

Právny titul spracovania ·         Plnenie zákonnej povinnosti (reklamácie – z titulu našej zodpovednosti za chyby).
Spôsob spracovania ·         Automatizované.

·         Manuálne.

Doba spracovania ·         Poskytnuté údaje uchovávame po vybavení vami uplatnenej reklamácie a následne po dobu, po ktorú to môže byť nevyhnutné pre uplatnenie práv či nárokov správcu, čo znamená po dobu trvania príslušných premlčacích či prekluzívnych lehôt.
Príjemcovia ·         Doručovacie služby (za účelom vybavenia danej reklamácie napr. Slovenská pošta, kuriérske služby), colný úrad, každý subjekt, u ktorého reklamáciu nárokujeme (napr. výrobca daného produktu).
Spracovatelia ·         Nie.
Prenos osobných údajov do zahraničia ·         Áno, môže dochádzať k prenosu osobných údajov do zahraničia v súvislosti so zaistením vašej požiadavky z reklamácie.

 4. NÁVŠTEVA STRÁNOK

ANECT a.s. využíva pri prevádzke webových stránok tzv. cookies (metadáta elektronických komunikácií). Podrobnejšie informácie k využívaniu cookies môžete nájsť tu: https://www.anect.com/en/eu-cookies/.

5. ORGANIZÁCIA SEMINÁROV A PODUJATÍ

ANECT a.s. je oprávnený spracovávať osobné údaje získané prostredníctvom prihlasovacieho formulára na organizované semináre a podujatia na webových stránkach ANECT a. s. (registrácia na daný seminár alebo akciu).

V nasledujúcej tabuľke nájdete podrobnejšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov v súvislosti s prihlásením sa na seminár a akciu.

 

Účel spracovania Organizácia seminárov a akcií:

•     Zaistenie prihlásenie na organizovaný seminár a akciu.

·         Zverejnenie fotografií z organizovaných seminárov a akcií.

·         Vybavovanie otázok a požiadaviek súvisiacich s organizáciou seminárov a akcií.

Subjekty údajov ·         Zákazníci.

·         Obchodní partneri.

·         Tretie osoby (napr. účastníci seminárov a akcií).

Rozsah osobných údajov Identifikačné a kontaktné údaje:

·         Meno a priezvisko.

·         Akademický titul (v prípade jeho uvedenia).

·         E-mailová adresa.

Ďalšie údaje:

·         Ďalšie osobné údaje, ktoré subjekt údajov uvedie v súvislosti so zaistením daného seminára a podujatia, napr. telefónne číslo pre možnosť kontaktovania subjektu údajov, pracovnej pozície a názov spoločnosti).

Fotografie Fotografie:

·         Fotografie z usporiadaných seminárov a akcií.

Informácie k zverejneniu fotografií z usporiadaných seminárov a akcií:

·         Nasnímané fotografie zo seminárov a podujatí ANECT a.s. umiestňuje v cloudovom fotoalbume Zonerama spoločnosti ZONER, a.s., s ktorou má ANECT a.s. uzavretú spracovateľskú zmluvu. Servery spoločnosti ZONER, a.s. sú umiestnené na území Slovenskej republiky. K danému fotoalbumu majú prístup iba účastníci daného usporiadaného semináre alebo akcie, ktorí dostanú chránené heslo. Účastníci daného seminára alebo akcie majú iba prístup do fotoalbumu pre možnosť prezrieť si fotografie.

·         Nasnímané fotografie zo seminárov a podujatí v určitých prípadoch ANECT a.s. zverejňuje na verejných profiloch spoločnosti ANECT a.s. na sociálnych sieťach: LinkedIn, Facebook, YouTube, Twitter.

·         V prípade zverejnenia fotografií na verejných profiloch spoločnosti ANECT a.s. na sociálnych sieťach dochádza k výberu publikovaných fotografií takým spôsobom, aby nedochádzalo k neprimeranému zásahu do súkromia jednotlivcov zobrazených na zverejnených fotografiách.

Právny titul spracovania ·         V prípade platených seminárov plnení zmluvy.

·         Oprávnený záujem správcu pre zaistenie prihlásenia na semináre a podujatia.

Spôsob spracovania ·         Automatizované.

·         Manuálne.

Doba spracovania ·         Päť rokov v súvislosti so zaistením organizácie daného semináre a podujatia.

·         Desať rokov u zverejnených fotografií zo seminárov a podujatí.

Príjemcovia ·         Pri distribúcii vstupeniek na podujatia distribútori vstupeniek (v prípade ich využitia).

·         Obchodní partneri (napr. sponzori, ktorí sa podieľajú na zaistenie daného semináre alebo akcie).

·         Hotelové a ubytovacie zariadenia (v prípade zabezpečenia ubytovania).

Spracovatelia ·         ZONER software, a.s. u fotografií.
Prenos osobných údajov do zahraničia ·         Áno, môže dochádzať k prenosu osobných údajov do zahraničia (napr. V prípade požiadavky obchodných partnerov, resp. sponzorov v súvislosti s potvrdením zaistenia daného semináre alebo akcie).

 

6. ANECT-GUEST WI-FI SIEŤ

ANECT-GUEST Wi-Fi sieť poskytuje možnosť pripojenia pre hostí do bezdrôtovej siete. Táto hosťovská sieť poskytuje prístup iba do verejnej siete Internetu. V nasledovnej tabuľke nájdete prehľad relevantných informácii k spracovaniu vašich osobných údajov v súvislosti so zabezpečením prístupu do ANECT-GUEST Wi-Fi siete.

Účel spracovania Prevádzka ANECT-GUEST Wi-Fi sieť:

·         Zabezpečenie prístupu do ANECT-GUEST Wi-Fi siete.

·         Logovanie (dochádza k zaznamenávaniu kontaktných údajov hosťa v rozsahu: meno, priezvisko, spoločnosť), zaznamenanie doby prístupu do verejnej siete Internetu (začiatok a koniec relácie) a zaznamenávanie URL navštívených internetových stránok.

Subjekty údajov ·         Hostia spoločnosti ANECT a.s. (napr. zákazníci, obchodní partneri, návštevníci seminárov v spoločnosti ANECT a.s., lektori)
Rozsah osobných údajov Poskytované údaje:

·         Meno.

·         Priezvisko.

·         Spoločnosť.

Ostatné informácie:

·         Zaznamenanie doby prístupu do verejnej siete Internetu (začiatok a koniec relácie).

·         Zaznamenanie URL navštívených internetových stránok.

Právny titul spracovania ·         Oprávnený záujem správcu spočívajúci v zabezpečení bezpečnosti elektronických komunikačných sietí a informácii.
Spôsob spracovania ·         Automatizované.
Doba spracovania ·         Poskytnuté údaje uchovávame po dobu 1 roku.

·         Následne dôjde k automatickému výmazu týchto údajov.

Príjemcovia ·         Nedochádza k žiadnemu odovzdávaniu osobných údajov s výnimkou odovzdania na základe odôvodneného vyžiadania zo strany orgánov činných v trestnom konaní.
Spracovatelia ·         Nie.
Odovzdávanie osobných údajov do zahraničia ·         Nie, nedochádza k odovzdávaniu osobných údajov do zahraničia.

7. KAMEROVÝ SYSTÉM

ANECT a.s. prevádzkuje kamerový systém. V nasledovnej tabuľke nájdete podrobnejšie informácie k spracovaniu vašich osobných údajov v súvislosti so zaobstaranými obrazovými záznamami z kamerových systémov.

 

Účel spracovania Kamerový systém:

·         Ochrana bezpečnosti a  majetku (ochrana majetku osôb pred krádežami, ochrana majetku spoločnosti, ochrana osôb, najmä zamestnancov spoločnosti, ako i ochrana pred protizákonnou či trestnou činnosťou).

Subjekty údajov ·         Zákazníci a obchodní partneri vstupujúci do priestoru spoločnosti ANECT a.s.

·         Tretie osoby vstupujúce do priestoru spoločnosti ANECT a.s.

Rozsah osobných údajov Obrazový záznam:

·         Spracovávané sú osobné údaje z kamerových systémov, spočívajú v robení obrazového záznamu. Jednotlivé robené zábery budú využité k identifikácii fyzických osôb v súlade s vyššie uvedeným účelom spracovania osobných údajov pre zaistenie ochrany bezpečnosti a majetku.

·         Rozsah spracovania osobných údajov bude spočívať iba v zaznamenávaní fyzických osôb na určitých presne stanovených miestach. Tieto miesta sú označené piktogramami a nachádzajú sa na všetkých vstupoch do priestoru spoločnosti.

Právny titul spracovania ·         Oprávnený záujem správcu spočívajúci v zabezpečení bezpečnosti a ochrany majetku spoločnosti.
Spôsob spracovania ·         Automatizované.

·         Manuálne (v prípade potreby prechádzaných jednotlivých obrazových záznamov).

Doba spracovania ·         Obrazové záznamy sú uchovávané po dobu 14 dní.

·         V prípade podozrenia zo spáchania trestného činu sú dané vybrané záznamy kopírované a uchovávané po dobu potrebnú k prešetreniu daného prípadu (a prípadne po dobu odôvodneného vyžiadania zo strany orgánov činných v trestnom konaní).

Príjemcovia ·         Nedochádza k žiadnemu odovzdávaniu osobných údajov s výnimkou odovzdávania na základe odôvodneného vyžiadania zo strany orgánov činných v trestnom konaní.
Spracovatelia ·         Nie.
Odovzdávanie osobných údajov do zahraničia ·         Nie, nedochádza k odovzdávaniu osobných údajov do zahraničia.

8. ZABEZPEČENIE VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

ANECT a.s. si uvedomuje zásadný význam potreby chrániť vaše osobné údaje. ANECT a.s. zaviedol odpovedajúce technické a organizačné opatrenia. Vzhľadom na stále rastúci vývoj moderných technológii ANECT a.s. stále sleduje najnovšie trendy a ochranu osobných údajov im neustále prispôsobuje.

ANECT a.s. je certifikovaný na systém riadenia informačných bezpečnosti (ISMS) podľa normy ISO/IEC 27001. Systém riadenia informačnej bezpečnosti je usporiadaná sústava organizačných a riadiacich opatrení definovaný normou ČSN ISO/IEC 27001:2013, založený na procesnom prístupe a smerujúci k tomu, aby inštalované bezpečnostné opatrenia a úlohy definované v Politike informačnej bezpečnosti ANECT a.s. a ďalších interných predpisoch vždy zodpovedal aktuálnym rizikám a potrebám ochrany informácii a informačných systémov ANECT a.s. Systém informačnej bezpečnosti je plne včlenený do systému riadenia spoločnosti.

9. AKÉ SÚ VAŠE PRÁVA?

Ako subjekt údajov máte nasledujúce práva:

  • Právo na prístup k osobným údajom: V prípade, že sa chcete spýtať, či ANECT a.s. spracováva vaše osobné údaje, máte právo získať informáciu o tom, či k spracovaniu dochádzka, a ak áno, máte právo k vašim údajom získať prístup.
  • Právo na opravu nepresných a doplnenie neúplných osobných údajov: Pokiaľ sa domnievate, že ANECT a.s. o vás spracováva nepresné osobné údaje alebo chcete osobné údaje doplniť, máte právo požadovať opravu alebo doplnenie osobných údajov.
  • Právo na výmaz („Právo byť zabudnutý“): Ak požiadate o výmaz osobných údajov, ANECT a.s. vašu žiadosť posúdi a vaše osobné údaje vymaže, pokiaľ: a) osobné údaje už nie sú potrebné pre účely, pre ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované; b) spracovanie je protiprávne; c) vznesiete námietku proti spracovaniu a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody pre spracovanie vašich osobných údajov alebo d) odpadla zákonná povinnosť k spracovaniu osobných údajov na základe práva EÚ alebo právnych predpisov vnútroštátneho práva.
  • Právo na obmedzené spracovanie osobných údajov: Ak požiadate o obmedzené spracovanie osobných údajov, ANECT a.s. vaše osobné údaje zneprístupní alebo vykoná úkony spracovania, ktoré budú potrebné pre riadny výkon uplatnia tohto práva.
  • Právo na prenositeľnosť osobných údajov: Máte právo požadovať, aby sme odovzdali vaše osobné údaje spracované automatizovane (v elektronickej forme) inému správcu v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Právo na prenositeľnosť osobných údajov môžete využiť za podmienok, že ANECT a.s. spracováva vaše osobné údaje na základe zmluvy alebo so súhlasom so spracovaním osobných údajov za podmienok, že je to technicky uskutočniteľné. V prípade, že by výkonom tohto práva mohli byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných fyzických osôb, ANECT a.s. nebude môcť vašej požiadavke vyhovieť.
  • Právo vzniesť námietku: V prípade, že uplatníte svoje právo vzniesť námietku proti spracovaniu a ANECT a.s. posúdi vašu žiadosť ako oprávnenú, ukončí bez zbytočného odkladu spracovanie vašich osobných údajov. Pokiaľ sú vaše osobné údaje spracované pre účely priameho marketingu, máte právo kedykoľvek vzniesť námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov, v takomto prípade už nebudú osobné údaje pre tieto účely spracované.
  • Právo obrátiť sa na Úrad pre ochranu osobných údajov: Máte právo sa obrátiť so svojou sťažnosťou na dozorný úrad – Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika.

10. INFORMÁCIE VZŤAHUJÚCE SA K VYBAVENIU VAŠEJ ŽIADOSTI

Ochrana vášho súkromia a osobných údajov je pre nás prioritou. Posúdenie vašej žiadosti vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na technické možnosti spoločnosti ANECT a.s.

Vaše žiadosti vybavujeme bezplatne. Chceli by sme vás informovať, že v prípade opakovaných či zjavne nedôvodných žiadostí („šikanovanie výkonu práva dotknutých osôb“) o uplatnení vyššie uvedených práv je ANECT a.s. oprávnený za realizáciu daného práva účtovať primeraný poplatok, poprípade vašu žiadosť odmietnuť. V takom prípade vás o tom budeme informovať.

Informujeme vás, že v prípade prijatia vašej žiadosti si ANECT a.s. vyhradzuje právo primeraným spôsobom overiť identitu subjektu údajov uplatňovaného vyššie uvedeného práva.

11. AKO NÁS MÔŽETE KONTAKTOVAŤ?

V prípade akéhokoľvek vášho dotazu vzťahujúceho sa k ochrane vášho súkromia nás môžete kontaktovať:

  • Prostredníctvom e-mailu na adresu gdpr@anect.com. Do predmetu vašej správy pre urýchlenie vybavenia vašej požiadavky, prosím, uveďte: „ŽIADOSŤ – OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV“.
  • Alebo poštou na adresu: Vídeňská 204/125, Brno – Přízřenice, PSČ: 619 00 nebo Prime Office Building, Lomnického 1742/2a, Praha 4 – Pankrác, PSČ: 140 00. Pre rýchlejšie vybavenia vašej žiadosti do adresy na obálku listu, prosím, napíšte: „OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV“.

12. ÚČINNOSŤ ZÁSAD

Tieto zásady sú účinné od 10.3.2018 a budú pravidelne aktualizované. Platnú verziu nájdete vždy na stránke: http://www.anect.com.