Stěhování informačního systému firmy ANECT
Společnost ANECT působí na trhu od roku 1993. Její hlavní činností je realizace informačních a komunikačních systémů, tvorba aplikací se zaměřením na konvergované sítě, jejich služby a informační bezpečnost. V pražské pobočce pracuje přibližně 100 zaměstnanců.
Jako systémový integrátor působí ANECT zejména v segmentech veřejné správy, komerčních i finančních institucí, a telekomunikačních operátorů. Poskytuje vysoce profesionální služby od konzultací a auditů, přes návrh řešení, řízení projektů, vývoj aplikací, dohled a správu sítí, až po outsourcing.
Vzhledem k dlouhodobému růstu firmy se společnost ANECT rozhodla hledat vhodnější prostory pro pražskou pobočku. S růstem firmy je spojené jak zvyšování počtu zaměstnanců, tak i plán rozvoje společnosti v dalších letech. Původní prostory již nevyhovovaly velikostí a vybavením, a neodpovídaly požadavkům na moderní a současně reprezentativní prostory společnosti.
Vnitřní informační systém (dále také VIS) je v dnešní době srdcem každé společnosti. Výpadek provozu znamená nedostupnost služeb, které společnost poskytuje nejen svým zákazníkům, ale také svým zaměstnancům, pro které je vnitřní informační systém nástrojem k plnění každodenních pracovních povinností.
Požadavek managementu na fungování VIS
- Minimální výpadek VIS
- 100% funkčnost ihned po přestěhování
- Nepřerušení běžných činností a komunikace směrem k zákazníkům
- Nízké náklady
- Společnost ANECT si ráda klade nelehké úkoly. Společně se stěhováním bylo rozhodnuto implementovat zásadní změny v některých subsystémech VIS. Změny se týkaly především zvýšení bezpečnosti, dostupnosti a s tím spojeného zvýšení kvality služeb. Dále byla ve stejném termínu naplánována změna poskytovatele datových a hlasových služeb v lokalitách Praha, Brno a vytvoření linky do bratislavské pobočky.
Co bylo nutné přestěhovat a zprovoznit
- Datovou a hlasovou komunikaci v novém sídle
- Datovou a hlasovou komunikaci mezi sídly společnosti (Praha, Brno, Bratislava)
- Datovou komunikaci pro servis a dohled našich zákazníků
- Elektronickou poštu
- IP telefonii
- Internet a intranet
- WiFi síť
- Přístupový a docházkový systém společnosti
Poznámka: Vazeb na ostatní systémy bylo více, uvedeny jsou jen majoritní změny.
Stěhování a změny s tím spojené se dotýkaly zákazníků i zaměstnanců společnosti, proto bylo nezbytnou součástí projektu zajištění jejich dokonalé průběžné informovanosti o celé akci.
Definování rizik
Pro realizaci projektu byla definována rizika a odpovídající krizový plán. Hlavní rizika projektu byla:
- Nesplnění termínu dokončení ze strany dodavatele nových prostor
- Nesplnění termínů ze strany dodavatelů služeb a HW
- Poškození HW vybavení a zařízení v průběhu stěhování
Tato rizika bylo nutné ošetřit nejen smluvně vůči dodavatelům a spolupracujícím firmám, ale zejména projektově - definováním zpětných kroků ("go - no go") pro řešení krizových situací.
Průběh realizace
Přípravnou fází pro start celého projektu bylo vyhledání vhodných nových prostor. Tyto prostory byly vybrány během druhé poloviny roku 2004.
Stěhování bylo zahájeno jako samostatný projekt 1. března 2005. Byl definován pracovní tým, který řešil nejen přesun celého informačního systému, ale zajišťoval také veškerou logistiku související se stěhováním. V návaznosti na zmapování výchozího stavu a definici požadavků pro novou lokalitu byly zpracovány implementační projekty, které popisovaly technickou a implementační část stěhování jednotlivých subsystémů VIS.
Všechny dílčí projekty byly řízeny centrálně jedním projektovým manažerem.
V rámci projektů byla pro jednotlivé části, ve kterých byla nezbytná spolupráce s externími dodavateli služeb, vypsána výběrová řízení. Stěžejními byla výběrová řízení na dodavatele pasivní kabeláže a poskytovatele datových a hlasových služeb.
Před vlastním stěhováním byl vypracován detailní časový harmonogram činností. Tento harmonogram však nebyl pouze interní, ale byl koordinován také s externími dodavateli (operátory - hlas a data, firmou dodávající kabeláž, stěhovací firmou).
Vlastní stěhování komunikační infrastruktury bylo zahájeno 1. července 2005 ve večerních hodinách.
Výpadek služeb poskytovaných našim zákazníkům nepřesáhl 30 minut.
Informační systém byl v době stěhování zálohován datovou komunikací přes brněnskou pobočku. Výpadek spojení neznamenal žádný výpadek pro vzdálený přístup zaměstnanců na intranet, síťové disky a další subsystémy. Provoz schránek elektronické pošty pražských zaměstnanců byl obnoven do 3 hodin od začátku stěhování. Vzhledem k vhodně zvolenému termínu stěhování bylo dostatek času k provedení mnoha změn, které za běžného provozu nelze bez provozních omezení realizovat.
Celá akce byla kompletně dokončena během čtyř dní, včetně zařízení a vybavení prostor pro zaměstnance.
Implementované projekty
Řídicí projekt stěhování ANECT:
- Projektový manažer řídil veškeré práce spojené se stěhováním:
- Vybudování pasivní kabeláže
- Přechod k novému poskytovateli datových služeb GTS (Internet v Praze, linka Praha-Brno)
- Vybudování pevné linky do Bratislavy (512 kbit/s ), která je zálohovaná přes VPN
- Přepojení pevných linek ČTc k dohlíženým zákazníkům do nové lokality
- Zprovoznění pracovních míst zaměstnanců
- Zprovoznění společných zařízení (učebny, recepce, zasedací místnosti, videokonference, tiskárny, fax, kopírky, ...)
- Zprovoznění přístupového systému
- V rámci zvýšení bezpečnosti VIS byly dále implementovány projekty:
- Redesign komunikační infrastruktury VIS (zvýšení dostupnosti a bezpečnosti KI)
- Oddělení labu od VIS (striktní oddělení produkčního prostředí od testovacího)
- Oddělení showroom od VIS (striktní oddělení prostředí pro představení zákazníkům od produkčního)
- Redesign WiFi sítě (návrh a implementace WiFi v novém sídle společnosti + zabezpečení bezdrátové sítě)
- Implementace systému pro správu aktualizací v rámci sítě (zvýšení kontroly pracovních stanic uživatelů)
- Redesign firewallové soustavy
- Ozvučení videokonferenční místnosti v Praze
- Upgrade antivirového a antispywarového systému společnosti
Zhodnocení průběhu stěhování
Stěhování VIS vyžadovalo koordinaci celé řady subjektů a širokého týmu lidí. Vše se podařilo zrealizovat díky kvalitní přípravě a trvalé komunikaci se všemi zainteresovanými v průběhu celého projektu.
Přínos pro firmu
Přesun pražské kanceláře do nových prostor znamenal nejen rutinní přestěhování z jednoho místa na druhé, ale především implementaci změn ve vnitřním informačním systému, které směřovaly k finančním úsporám, zvýšení bezpečnosti, spolehlivosti a dostupnosti vnitřního informačního systému společnosti.
Závěr
Díky profesionálnímu vedení celého projektu se podařilo realizovat tento projekt bez zásadních problémů. Nepotvrdilo se tak tradiční české přísloví "Lépe dvakrát vyhořet, než se jednou stěhovat".
